Automatisation OCR des documents comptables via Telegram
Études de cas
Automatisation OCR de documents
Un traitement manuel des factures et documents administratifs est fastidieux, chronophage et souvent source d’erreurs humaines. L’objectif était de permettre aux utilisateurs d’envoyer simplement une photo de leurs documents via Telegram, pour obtenir automatiquement une extraction précise du texte, un classement automatisé, et une transmission directe au comptable.
Études de cas
Automatisation OCR de documents
Un traitement manuel des factures et documents administratifs est fastidieux, chronophage et souvent source d’erreurs humaines. L’objectif était de permettre aux utilisateurs d’envoyer simplement une photo de leurs documents via Telegram, pour obtenir automatiquement une extraction précise du texte, un classement automatisé, et une transmission directe au comptable.
Solution mise en place :
J’ai déployé un workflow automatisé avec Make, Telegram, PDF.co, Google Drive et une API OCR (Mistral), permettant de :
✅ Collecter automatiquement les documents
Dès qu’un utilisateur envoie une photo via Telegram, le document est immédiatement récupéré et analysé, éliminant toute intervention humaine et garantissant une fluidité maximale du processus.
✅ Convertir et archiver les documents
Les images sont automatiquement converties en PDF grâce à PDF.co, puis archivées précisément sur Google Drive avec une structure claire et facilement navigable, assurant un accès rapide et fiable aux documents.
✅ Extraire et transmettre les données
Une fois converti en PDF, le document subit un traitement OCR via l’API Mistral pour en extraire précisément le texte, qui est ensuite transmis automatiquement par email au comptable, avec le document original joint.
Bénéfices
Gain de temps : Réduction drastique du temps de traitement, passant de plusieurs heures à quelques secondes seulement, permettant aux équipes de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée. Les collaborateurs évitent ainsi de perdre du temps à saisir, classer et envoyer manuellement les documents.
Réduction des erreurs : Élimination totale des erreurs humaines liées à la saisie manuelle, garantissant une qualité constante et élevée des données extraites, favorisant ainsi une meilleure prise de décision.
ROI rapide : Automatisation rapidement déployable et facilement adaptable à d’autres types de documents administratifs, assurant un retour sur investissement en quelques semaines. Ce gain d’efficacité permet une amélioration significative de la productivité globale et une réduction notable des coûts opérationnels.
Expérience utilisateur optimisée : Processus simple, rapide et intuitif pour les utilisateurs finaux qui n’ont qu’à envoyer une photo pour déclencher tout le processus. Cela améliore nettement leur satisfaction et l’image professionnelle de l’entreprise.
| Critère | Détail |
|---|---|
| ⏳ Temps gagné | Plusieurs heures économisées chaque semaine |
| 💰 Coût du projet | 2'900 CHF (setup complet) |
| ⚙️ Outils utilisés | Make, Telegram, PDF.co, Google Drive, Mistral OCR |
| 📉 Erreurs réduites | -100% (Suppression totale des erreurs humaines) |
| 🔁 Automatisation | 100% du processus optimisé |
Cette automatisation est particulièrement adaptée aux PME, cabinets comptables, agences administratives et entreprises de services. Elle élimine les tâches répétitives, améliore considérablement la précision des données traitées, et garantit une expérience utilisateur fluide et professionnelle.
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